【ライフハックへの第一歩】G-mail基本活用術

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 Gメールの本当の力をあなたはまだ知らない!

恐らく多くの人が利用していると思われるGmail。

ですが、Gmailを適切に使いこなせている人というのは恐らく一割もいないでしょう。

今回そんな人の為に必須となる設定のみを抜粋して紹介します。


Gmailが他のフリーのメールソフトよりも優れている理由

Gmailが他のフリーのメールソフトより優れている理由というのは主に以下です

  1. 不達がない
  2. 迷惑メールフィルタを鍛え抜けば迷惑メールを99%遮断してくれる
  3. 豊富な容量
  4. 他のアドレスに届くメールも一括で管理できる
  5. メールを削除することなく管理ができる アーカイブの概念
  6. ラベルやフィルタをはじめとした各種機能による超整理が可能

ではこれらについてさっそくひとつずつ見ていきましょう!

1.不達がない

これは特にヤフーに多いのですが、フリーのメールアドレスだと送信したはずのメールが届かない、いわゆる不達が起こってしまうことが少なくありません。

ですが、Gmailに関してはその心配は限りなく少ないです。

その為、メール登録を促している場面ではフリーメールの場合、みなさん必ずといっていいほどGmailを推奨しています。

2.強力な迷惑メールフィルタ

しょうもないスパムメール、うんざりしますよね。

私はヤフーメールも使用しているのですが、こちらの場合どれだけ迷惑メールを報告しても、必ず1,2日に1通は受信箱にスパムメールが紛れ込んできます。

(タイトルが「よろしく」や「はじめまして」という当たり障りのないものの場合は、高確率で通してしまいます)

 

その点、Gmailの迷惑メールフィルターというのは非常に強力で、2週間ほどチマチマと迷惑メールを学習させてやれば、その先見たくもない迷惑メールが受信トレイに紛れ込むということはほぼ無くなります。

学習というと大層な感じがしますが、届いたメールがスパムであるなら「迷惑メールを報告」というボタンをワンクリックするだけです。

 

「メールに関わるストレス」で一番大きいものは断然「エンドレスで送られ続ける迷惑メール」。

その為、そのストレスを極限まで軽減してくれるGmailの迷惑メールフィルタは非常に頼もしい存在です。

ちなみに届いた迷惑メールというのは中身を開けるまではまだしも(添付ファイル付きは論外)、文中のURLをクリックしたり(どのアドレスに送ったメールから飛んできたのかが分かる仕掛け)、停止してほしいという理由で業者に連絡するといったことは絶対にしてはいけません

そうすることで業者に対して「クリックするor届くと困るから連絡してくる→生きているアドレス」ということを教えてしまうからです。

3.無料メールとはとても思えない豊富な容量

 Gmailの使用可能容量は約7GB(ギガバイト)。

(有料で容量を追加購入することも可能)

これはメールにすると約45万通。

一日に平均180通以上受信するようなビジネスパーソンでも6年間は使い続けられるという計算になります。

 このように豊富な使用容量を誇っているのもGmailの魅力。

更に保存できるのはメールだけでなく、他のツールを駆使することで各種様々なデータをバックアップしておくことも可能です。

(これに関しては記事最後で紹介している参考文献を参照してください)

4.他のアドレスに届くメールもGmailで一括管理できる

他のメルアド(フリー、会社、プロバイダ、その他)も簡単な設定だけでGmailで全て管理することができます。

Gmailに全てのメールを集約して処理することで圧倒的な効率化を実現することが可能です。

 

ですが、管理人はそれを越える面倒くさがりなため現在はGmailとWindowsLiveメールの2種類を使っています。

 (これでも大分削減。以前はもっと多かった。。。)

扱うメール量が少ない為、手間がそんなにかからないというのも理由の一つですが

(´・ω・`)

ですが、もしあなたが扱うメールの総量が一日100通以上なのであれば間違いなくGmailに集約させるべきです。

今回、これらの設定については説明しませんので、これに関しても知りたい方はぜひ、記事で紹介している書籍を読んでいただければと思います。

今回この記事で詳しく説明するのは5番目と6番目

この記事ではGmailを効率的に使う為の初歩の初歩、Gmailにおける独自の概念「アーカイブ」の概要及び、「フィルタ」 「ラベル」の設定方法を紹介いたします。

 

 私のGmailの画像を見て違和感を覚える人は必ず最後まで読んでください

まずはこれらの画像を見てください。

 

 これは、私のヤフーメールの画像のキャプチャ。

サービスは違えど、多くの人のフリーメールの受信トレイというのはこのようになっていると思います。

(重要なメールの配達先アドレスはGmailに変更しているのでこちらに届くのはスパムメールくらいです)

 

そして、これは私のGmailの受信トレイの画面をキャプチャしたものです。

違いは一目瞭然ですよね。受信トレイがすごくスッキリとしているのです。

これなら新着メールが着たとしても他のメールに埋もれて見逃すことは絶対にないでしょう

何も考えずにメールソフトを利用している人がこれを見たら

「こまめにチェックしたメールを削除しているのか・・・大変そう・・・。」

という感想を抱くと思いますが、私がやったことは簡単な設定だけです。

 

今この記事を読んでいるあなたも「アーカイブ」、「ラベル」、「フィルタ」機能の使い方さえ覚えてしまえば、その日のうちにこのようなメール環境を実現することが可能。

受信トレイがこのように常にすっきりしている状態、いいとは思いませんか?

これを見て少しでも思い当たるところがあるならこの記事を読んだ後にすぐ行動しましょう!

 

 Gmailでは「アーカイブ」機能を使えばメールを削除する必要は一切なし

よくGmailでも、読んだ後や必要のないメールをちまちまと削除する人がいますが、そんなものは時間の無駄以外の何物でもありません。

更に取引相手からの大事なメールを間違えてゴミ箱に入れてしまったりしたら、探すのも面倒ですよね。

ましてや「間違えて削除してしまったのでもう一度送っていただけないでしょうか?」なんて話になりません。

 

受信トレイに入ってきたメールの中でスパムメールの場合は「迷惑メールを報告」のボタンで迷惑メールフィルタへ、そしてそれ以外で読んだメールは「アーカイブ」というボタンを押すだけでいいのです。

「アーカイブ」とは?

アーカイブというのは簡単に言うと受信箱とは別の「永久保存用フォルダ」のようなものです。

アーカイブしたメールというのは削除されるのではなく、その保存用フォルダに永久に保管されます。

やり方は至って簡単。「アーカイブする」というボタンをクリックするだけ。

 

これならば受信トレイをすっきりできるだけでなく、誤って大事なメールを削除してしまうという危険からも解放されます。

アーカイブしたメールをもう一度呼び出すときは「検索」機能ですぐに呼び出せます。

これを可能にする為に、Gmailの検索機能は非常に強力なのも特徴です。

 

「アーカイブについてはなんとなく分かったけど、それでメールを削除せずに溜めていったらすぐに容量が一杯になるんじゃ?」

 

ここまで説明するのにかなり長引いてしまいましたが、この記事前半で説明したGmailの無料使用可能容量は覚えているでしょうか?

Gmailの使用可能容量は7GB、メール数にするとおよそ42万通です。今あなたの頭をよぎった不安はこれで解消されたと思います。

 

 新着メール以外は「ラベル」及び「フィルタ」機能を使い自動でアーカイブさせちゃおう

アーカイブの機能は上で説明したとおりですが、これを毎回届くメール一つ一つに施していたら、誤った削除の危険性がなくなるだけで結局手間は同じですよね。

 

ここで、「ラベル」と「フィルタ」機能が登場します。

「ラベル」と「フィルタ」の併せ技で新着メール以外で毎日届くメールは自動でアーカイブされる環境を作っていきます

毎日届くメールというのは仕事のメール以外では

  • 楽天銀行からの入出金やログインのお知らせ
  • 購読しているメルマガ
  • メールフォームから送られてきたお問い合わせや相互リンク依頼
  • 家族や友人、仕事仲間からのメール
  • 日常的に利用しているサービス(レンタルサーバー・アマゾン)
  • ツイッターの@やフォロー、リツイートの報告

など多岐に渡ります。

新着以外のこれらのメールに関しては「ラベル」機能で仕分けした後、「フィルタ機能」を用いて自動でアーカイブさせて受信トレイをスキップさせてしまえばいいのです

こうすることで受信トレイに入ってくるメールは「新着メール」だけになるという環境を実現することができます。

 

「おいおい ちゃぼ。。。自動でアーカイブしてくれたら確かに楽だけど、よく届くメールが受信トレイから自動で移動されちゃったら確認するのが大変じゃないか」

 

これに関しては何の心配も要りません。その理由をこれから説明していきます!

 

まずはラベル機能を設定しよう

ではまずはラベル機能の設定からはじめましょう。

ラベルの作成方法

 

まずは一部表示をクリック

 

その後新しいラベルを作成をクリックします。

 

この画面が出てきますのでここで「ラベル名」を入力して「作成ボタン」を押します。

ちなみにその下にある「次のラベルの下位にネスト」というところにチェックを入れるとラベルをまとめることが出来ます。

ブログでいう親カテゴリと子カテゴリのようなものです。

ですがこうしてまとめなくても、後で設定する説明で「未開封のメールがあるラベル以外は非表示にする」ことができるため私はこの設定は利用していません。

 

テストという名前で3つラベルを作ってみました。

テスト2はテストの下位にネストさせています。

ラベルの基本設定

では次に、作ったラベルの設定をしていきましょう。

 

ラベルの横にあるボタンをクリックすることで設定メニューが出てきます。

 

【ラベルの色】

ラベルの横に色(24色)を付けておくと他のラベルと区別しやすくなります。

こんな感じ。ちなみに管理人のラベルの数はそう多くないのでこの機能は設定していません。

Gmailを仕事とプライベート両面で利用している人は「プライベート」や「仕事関係」など大まかに分類して付けておくと便利だと思います。

 

【ラベルリストのオプションは「未読の場合は表示」にしておく】

次にラベルリストのオプションは「未読の場合は表示」に設定しておきましょう。

こうすることで未読メールがあるラベルのみが、表示されるようになります。

 

もしこれを設定していないと作ったラベルが全部横にずらっと並んでしまい、かえって見難くなります。

設定しておくとこのように未読メールがあるラベルのみが表示されるようになります。

(こうするためのフィルタ設定の仕方は後述)

そして読み終わることでそのラベルはまた勝手に隠れます。

ちなみにもう一度確認したい時は下の「開く」を押せばこれまで作ったラベルが出てきます。

ラベルを順序よく並べたいなら

このラベル機能は非常に便利なのですが、作ったラベルの順番を入れ替えたりすることができません。

その為、ラベルを自分の思い通りに並べたい場合はラベル名の始めに数字を振ることでラベルの並び順をコントロールすることができます。

その際は画像のように1桁ではなく2桁の数字にするのがいいでしょう。(01,02,03…)

ラベルの付け方

ラベルを付ける場合はメール上部のラベルというボタンをクリックして設定or貼り付けたいラベルをドラッグアンドドロップすることで出来ます。

また「ラベル」ボタンでそのまま新しいラベルを作ることもできますし一つのメールに複数のラベルを付ける事も可能です。

 

では次にフィルタ機能で「自動で指定したメールにラベルを貼って受信トレイをスキップさせる為にアーカイブ」という設定をします。

 

フィルタの基本的な設定方法

では実際に私のヤフーメールから送ったメールを「テスト」というラベルを付けて「アーカイブして受信トレイをスキップさせる」という設定をしてみたいと思います。

フィルタの検索条件の設定方法

ラベルの隣にある「その他」→「メールの自動振り分け設定」という順番でクリックしてください。

 

そうするとフィルタの設定画面が開きますので、ここで自動処理させたいメールを設定しておきます。

私の場合は「自分のヤフーメールのアドレス」を自動処理させたいので、「From」の場所にそのままアドレスを貼り付けています。

これが例えば設定したいのが「全てのヤフーメール」だったとしたらドメインを設定すればいいのでこの「From」の部分は「@yahoo.co.jp」でおっけー。

ちなみにツイッターの場合は「返信」「フォロー」「リツイート」のメールのドメインは全て「@postmaster.twitter.com 」ですので、「From」の部分は「@postmaster.twitter.com 」となります。

 

他にも画像の通り「件名」や「キーワード」による絞込みが可能です。

そしてフィルタの検索条件の設定が終わったら下部の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックしてください。

 

するとこのような画面が出てきますので

「受信トレイをスキップ」→「ラベルを付ける(この場合はテスト)」→「一致する●件のスレッドにもフィルタを適用する」

にチェックを入れた後に「フィルタ作成」を押せば完了です。

たまに「一致する●件のスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れていてもアーカイブされずに受信トレイにメールが残ってしまう場合もありますので、その際は面倒ですが受信トレイにあるメールだけは手動でアーカイブしてください。

次から届くメールはちゃんとフィルタが自動で処理してくれます。

 

 

 ちゃんと設定が出来たか確認するためにもう一度同じメールを送ってみました。

ちゃんと受信トレイがスキップされてラベルが付けられているのが上の画像で確認できると思います。

 

確認したいときはラベルをクリックすることでそのラベルが付いているメールが確認できます。

 

最初は設定が大変ですが、一度これまで溜めてきたメールを処理してしまえば、今後受信トレイに入るのは「新着メール」ということになります。

そしてまた同じ系列でまとめられそうならラベル・フィルタで設定をしてしまいましょう。

これら一連の設定は慣れたら2分もしないうちに終わります。

 

Gmailを極めたいのならこの1冊

ここまでかなり長々と説明しましたが、実はGmailにはまだまだ便利な機能がたくさんあります。

 

スター機能、重要・非重要スレッドなどなど、一個ずつ説明しようものなら「Gmail」というテーマでそれなりのサイトが出来てしまうほどです。

 

「Gmailの他の機能についても詳しく知りたい」

「これまで説明してくれた機能の応用法は?」

 

などなど興味を持たれた方には「メールの超プロが教えるGmail仕事術

 という書籍を自信を持ってオススメします。

これには上で説明した基本的な使い方から更に踏み込んだ応用法やその他の機能に関しても分かりやすく解説されていて、まさに「Gmailを効果的に使い倒すための指南書」です。

 

在メールだけでなく多数の情報を処理しなくてはならないビジネスパーソンにとっては必須の一冊でしょう。

著者自身が1日200通ものメールを処理しなければならないような環境にいるバリバリのビジネスパーソンですので、Gmailの機能を押さえた上で彼が編み出した仕事術の内容には目から鱗です。

 

更に後半の付録では、初心者の為にGmailのアカウントの解説手順等の基本設定も一から丁寧に解説してくれている所もオススメできる理由の一つです。

 


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